Politique de confidentialité de l’Association canadienne de la distribution de fruits et légumes
L’Association canadienne de la distribution de fruits et légumes (ACDFL) accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels que lui confient ses membres, ses clients et ses employés. L’ACDFL s’engage à protéger la vie privée de ses membres et clients, conformément à toutes les exigences législatives applicables. La présente politique décrit les pratiques et procédures de l’ACDFL en matière de protection de la vie privée.
La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par l’ACDFL dans le cadre de ses activités commerciales. La présente politique s’applique à l’ensemble du personnel, des employés, des entrepreneurs et des représentants de l’ACDFL.
En ce qui concerne les membres et les clients, les renseignements personnels peuvent être recueillis principalement dans le cadre des services et des produits fournis par l’ACDFL. Dans tous les cas, l’ACDFL s’engage à protéger la vie privée des personnes en veillant à ce que les renseignements personnels confiés soient exacts, tenus confidentiels et en lieu sûr.
Si vous avez des questions au sujet de la présente politique ou de l’engagement de l’ACDFL à l’égard de la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec l’agent responsable des questions relatives à la protection des renseignements personnels : Tracy Todd.
Définitions
Dans la présente politique, les termes suivants auront la signification suivante :
Renseignements personnels : renseignements sur un individu identifiable, enregistrés sous quelque forme que ce soit. Cela comprend, sans toutefois s’y limiter : les antécédents professionnels ou financiers; l’adresse et le numéro de téléphone; la date de naissance; les antécédents médicaux; les indicateurs numériques correspondants, comme le numéro d’assurance sociale; et les opinions ou les points de vue personnels.
Consentement : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, informée et explicite par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif univoque, le traitement de ses données personnelles.
Traitement : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées sur les renseignements personnels, que ce soit ou non par des moyens automatisés, y compris la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
Collecte : le fait de recueillir, d’acquérir, de consigner ou d’obtenir par tout autre moyen des renseignements personnels de n’importe quelle source, y compris de tierces parties.
Utilisation : le traitement et la gestion des renseignements personnels par l’ACDFL.
Divulgation : mettre des renseignements personnels accessibles à la disposition de quelqu’un d’autre à l’extérieur de l’ACDFL.
Politique
Afin de protéger la vie privée de ses membres, de ses clients et d’autres personnes, l’ACDFL respectera les principes suivants :
1. La responsabilité
L’ACDFL est responsable de tous les renseignements qu’elle recueille et détient, y compris les renseignements personnels transmis à des tierces parties pour des fins de traitement ou d’autres tâches administratives.
L’ACDFL a désigné un agent responsable des questions relatives à la protection des renseignements personnels, qui est chargé de l’observation de la LPRPDE par l’ACDFL.
1.1 L’agent responsable de la protection des renseignements personnels et la haute direction de l’ACDFL sont, en définitive, responsables de la conformité à la présente politique et à la loi relative à la protection des renseignements personnels, mais il appartient à tous les employés de l’ACDFL d’en assurer le respect dans le cadre des activités quotidiennes.
1.2 Les renseignements personnels qui sont confiés à des tierces parties à des fins de traitement sont protégés au moyen de contrats ou d’ententes visant à assurer que ces dernières protègent les informations reçues.
1.3 L’ACDFL a établi des politiques et des procédures en vue d’assurer le respect de sa politique et de la LPRPDE. L’ACDFL déploie des efforts raisonnables en vue de mettre à jour périodiquement la présente politique afin de s’assurer qu’elle est conforme à la loi sur la protection des renseignements personnels applicable et qu’elle est en général conforme aux pratiques exemplaires.
2. La détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
L’ACDFL détermine, avant ou pendant toute collecte de renseignements personnels, l’utilisation qui sera faite des données. Les renseignements personnels recueillis ne seront utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été collectés. Toute utilisation secondaire ou facultative que l’ACDFL peut faire de tout renseignement personnel sera identifiée et les personnes auront l’occasion de refuser ou d’accepter ces utilisations. L’ACDFL ne recueillera que les renseignements nécessaires à l’atteinte du ou des objectifs déterminés.
2.1 L’ACDFL recueille des renseignements personnels, uniquement avec le consentement des personnes concernées, aux seules fins suivantes :
a) pour diffuser de l’information au sujet du secteur;
b) pour communiquer de l’information au sujet de ses activités et pour en faire la promotion;
c) pour produire son répertoire annuel des membres;
d) pour réserver des chambres d’hôtel à l’occasion de son Expo-congrès annuel ou d’autres rencontres;
e) pour développer, améliorer, commercialiser ou offrir des produits ou des services;
f) pour gérer et assurer le développement de l’Association;
g) pour se conformer aux exigences juridiques et réglementaires.
3. Le consentement obtenu pour le traitement des renseignements personnels
L’ACDFL ne recueillera, n’utilisera, ni ne communiquera pas les renseignements personnels d’une personne à son insu et sans son consentement, sauf dans certains cas où la loi le permet.
3.1 L’ACDFL tente d’obtenir, au moment de la collecte des renseignements personnels, le consentement pour leur collecte, ainsi que leur utilisation ultérieure et leur communication subséquente. Dans certaines circonstances, le consentement pour l’usage et la communication des renseignements est obtenu après leur collecte, mais avant leur utilisation, en particulier si l’ACDFL veut s’en servir à des fins autres que celles qui ont été définies préalablement.
3.2 L’ACDFL s’assure d’obtenir un consentement éclairé pour la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Pour ce faire, la formulation de l’énoncé expliquant à la personne concernée les fins de la collecte des renseignements ainsi que leur communication à des tierces parties est claire et facilement compréhensible.
3.3 L’ACDFL demande le consentement d’une personne pour la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels comme condition préalable à l’octroi d’un produit ou d’un service seulement si lesdites collecte, utilisation ou communication sont nécessaires pour atteindre les buts déterminés.
3.4 L’ACDFL détermine le type de consentement requis selon le genre de renseignements recueillis, les fins auxquelles ils sont recueillis et la nature des renseignements.
3.5 Le consentement peut être exprès ou implicite, accordé verbalement, par voie électronique ou par écrit.
3.6 L’intéressé peut retirer son consentement en tout temps en communiquant avec l’ACDFL et en manifestant son intention. L’ACDFL informera la personne des répercussions de ce retrait. Le retrait du consentement n’affectera pas la légalité des renseignements personnels traités avant que la personne ne retire son consentement.
4. La limitation de la collecte des renseignements personnels
L’ACDFL limite la collecte des renseignements personnels aux données nécessaires aux fins qu’elle a déterminées. L’information est toujours recueillie selon des moyens justes et légitimes.
4.1 L’ACDFL recueille principalement des renseignements personnels auprès de ses membres, clients et employés, mais peut aussi en obtenir d’autres personnes, moyennant leur consentement.
5. La limitation de l’utilisation des renseignements personnels
L’ACDFL n’utilise ni ne communique les renseignements personnels qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis, sauf si elle a obtenu le consentement de l’intéressé ou si la loi le requiert. L’ACDFL conserve les renseignements personnels que le temps de satisfaire aux fins déterminées ou de répondre aux exigences de la loi.
6. L’exactitude des renseignements personnels
L’ACDFL déploie des efforts raisonnables en vue de tenir les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que nécessaire, selon les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
6.1 L’ACDFL déploie des efforts raisonnables en vue d’obtenir des intéressés de l’information lui permettant de mettre à jour, au besoin, les renseignements dont elle dispose pour atteindre les buts pour lesquels ils ont été recueillis. Si l’ACDFL est informée que les renseignements dont elle dispose au sujet d’une personne sont incorrects, elle les mettra à jour dans les plus brefs délais.
6.2 Les renseignements personnels ne seront pas mis à jour sans le consentement de l’intéressé.
7. Les mesures de protection
L’ACDFL protège les renseignements personnels en prenant des mesures appropriées à leur nature.
7.1 L’ACDFL dispose de mesures pour protéger les renseignements personnels contre la perte et le vol, et contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation, la modification et la suppression non autorisées, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.
7.2 L’ACDFL déploie des efforts raisonnables pour s’assurer que les tierces parties utilisent des mesures de protection comparables aux siennes pour assurer la protection des renseignements personnels qui leur ont été transmis pour des fins de traitement ou d’autres tâches administratives.
7.3 L’ACDFL veille à ce que tous ses employés comprennent l’importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels et à ce qu’ils obtiennent la formation nécessaire pour assurer la protection des renseignements. Les employés de l’ACDFL sont tenus de se conformer à la présente politique.
8. La transparence relative aux politiques et aux pratiques
Les politiques et les pratiques précises de l’ACDFL relatives à la gestion des renseignements personnels peuvent être consultées sans restriction.
8.1 L’information portant sur ces politiques et pratiques est présentée de façon à être compréhensible et facile d’accès.
8.2 L’ACDFL fournit des renseignements sur ses politiques et ses pratiques de diverses façons.
9. L’accès aux renseignements personnels
Lorsqu’un intéressé en fait la demande par écrit, l’ACDFL lui indique, dans un délai raisonnable, quels renseignements personnels elle possède à son sujet, l’usage qui en est fait ou qui en a été fait, et les tierces parties auxquelles les renseignements ont été communiqués. L’intéressé aura accès à ses renseignements personnels. Dans quelques circonstances, selon que le permet ou l’exige la loi, certains renseignements peuvent ne pas être communiqués à l’intéressé.
9.1 Sous réserve des lois en vigueur, à la réception d’une demande écrite, l’ACDFL indique au demandeur si elle possède ou non des renseignements personnels à son sujet et déploie des efforts raisonnables pour lui indiquer la source des informations ainsi qu’un sommaire des usages qui en ont été faits.
9.2 L’intéressé peut être appelé à fournir de l’information afin de permettre à l’ACDFL de vérifier la présence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels à son sujet. L’information alors fournie sert uniquement à cette fin.
9.3 L’ACDFL peut exiger des droits raisonnables pour couvrir les frais reliés à la recherche de l’information demandée. L’ACDFL avisera l’intéressé des coûts approximatifs de la transmission de l’information afin de lui permettre, s’il le souhaite, de retirer sa demande.
9.4 À la réception d’une demande écrite, l’ACDFL fournit à l’intéressé la liste des tierces parties auxquelles les renseignements personnels ont été communiqués et, le cas échéant, à quelles fins.
9.5 Dans l’éventualité où une personne montre clairement que les renseignements personnels dont dispose l’ACDFL à son sujet sont incorrects ou incomplets, l’ACDFL modifiera les informations.
9.6 L’ACDFL peut refuser à une personne l’accès aux renseignements qui la concernent en vertu des lois en vigueur.
9.7 Lorsqu’une personne demande de transférer ses renseignements personnels à un autre contrôleur, l’ACDFL prendra des mesures raisonnables afin de s’assurer que les renseignements personnels de la personne sont effacés sans retard déraisonnable.
10. La possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
L’ACDFL prendra les mesures nécessaires pour se conformer à toutes les lois applicables sur la protection des renseignements personnels.
Un intéressé peut porter plainte au sujet du non-respect des principes précités à la personne chargée au sein de l’ACDFL de la protection des renseignements personnels.
10.1 L’ACDFL dispose de procédures relatives au dépôt, à l’enquête et au suivi des plaintes et des questions relatives à la présente politique et à sa gestion des renseignements personnels.
10.2 Toute question ou plainte au sujet du respect de l’ACDFL de la politique relative à l’usage des renseignements personnels doit être soumise par écrit, à l’attention du mandataire suivant :
Par la poste :
Agent responsable des questions relatives à la protection des renseignements personnels
Association canadienne de la distribution de fruits et légumes
162, promenade Cleopatra
Ottawa (Ontario)
K2G 5X2
Par courriel : [email protected]
Par télécopieur : 1-613-226-2984
10.3 Toute personne qui croit que l’ACDFL ne se conforme pas aux exigences de la LPRPDE peut soumettre, par écrit, une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3
Téléphone : 1-819-994-5444
Numéro sans frais : 1-800-282-1376
Télécopieur : 1-819-994-5424
Adresse électronique : [email protected]