L’Association canadienne de la distribution de fruits et légumes (ACDFL) accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels que lui confient ses membres, ses clients et ses employés. L’ACDFL s’engage à se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) pour ce qui a trait à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.

Par « renseignements personnels », on entend tout renseignement concernant un individu identifiable, mais cela n’inclut pas le nom, le titre, ni l'adresse ou le numéro de téléphone au travail d'un employé ou d'une organisation. Les renseignements personnels incluent l’adresse du domicile, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et l’adresse courriel d’une personne ainsi que de l’information médicale et financière à son sujet. En ce concerne ses membres et ses clients, l’ACDFL recueille de l’information essentiellement aux fins des services et des produits qu’elle offre. Les employés peuvent être appelés à fournir des renseignements personnels aux fins de démarches liées à leur embauche au sein de l’ACDFL ou à titre de membres du personnel. Dans tous les cas, l’ACDFL s’engage à protéger la vie privée des personnes en veillant à ce que les renseignements personnels confiés soient exacts, tenus confidentiels et en lieu sûr.

 

Les 10 principes de la LPRPDE

Principe 1 – La responsabilité

L’Association canadienne de la distribution de fruits et légumes est responsable de tous les renseignements qu’elle recueille et détient, y compris les renseignements personnels transmis à des tierces parties pour des fins de traitement ou d’autres tâches administratives. L’ACDFL a désigné un agent responsable des questions relatives à la protection des renseignements personnels,
qui est chargé de l’observation de la LPRPDE par l’ACDFL.

1.1 L’agent responsable de la protection des renseignements personnels et la haute direction de l’ACDFL sont, en définitive, responsables de la conformité à la présente politique et à la loi relative à la protection des renseignements personnels, mais il appartient à tous les employés de l’ACDFL d’en assurer le respect dans le cadre des activités quotidiennes.

1.2 Les renseignements personnels qui sont confiés à des tierces parties à des fins de traitement sont protégés au moyen de contrats ou d’ententes visant à assurer que ces dernières protègent les informations reçues.

1.3 L’ACDFL a établi des pratiques et des procédures en vue d’assurer le respect de sa politique et de la LPRPDE :
a) des procédures pour protéger les renseignements personnels;
b) des procédures relatives au dépôt et au suivi des plaintes et des questions;
c) des documents expliquant la politique de l'ACDFL relative à la protection des renseignements personnels;
d) la formation de son personnel et la communication, à ce dernier, d'informations sur la politique et les procédures de l'ACDFL relatives à la protection des renseignements personnels.

Principe 2 – La détermination des fins de la collecte des renseignements personnels L’ACDFL détermine, avant ou pendant toute collecte de renseignements personnels, l’utilisation qui sera faite des données, à moins que celle-ci ne soit évidente.

2.1 L’ACDFL recueille des renseignements personnels, uniquement avec le consentement des personnes concernées, aux seules fins suivantes :
a) pour diffuser de l’information au sujet du secteur;
b) pour communiquer de l’information au sujet de ses activités et pour en faire la promotion;
c) pour produire son répertoire annuel des membres;
d) pour réserver des chambres d’hôtel à l’occasion de son Expo-congrès annuel ou d’autres rencontres;
e) pour élaborer, améliorer, commercialiser ou offrir des produits ou des services;
f) pour gérer et assurer le développement de l’Association, notamment en matière de personnel et d’embauche;
g) pour se conformer aux exigences juridiques et réglementaires.

Principe 3 – Le consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels

L’ACDFL ne recueille ni n'utilise ou communique des renseignements personnels sans que le sache ou n’y consente la personne intéressée, sauf dans certaines situations où le permet la loi.

3.1 L’ACDFL tente d’obtenir, dans la mesure du possible, au moment de la collecte des renseignements, le consentement exprès ou tacite de l'intéressé pour leur collecte de même que pour leur utilisation ou leur communication subséquente. Dans certaines circonstances, le consentement pour l’usage et la communication des renseignements est obtenu après leur collecte, mais avant leur utilisation, en particulier si l'ACDFL veut s'en servir à des fins autres que celles qui ont été définies préalablement.

3.2 L’ACDFL s’assure d’obtenir un consentement éclairé pour la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels. Pour ce faire, la formulation de l’énoncé expliquant à la personne concernée les fins de la collecte des renseignements ainsi que leur communication à des tierces parties est claire et facilement compréhensible.

3.3 L’ACDFL demande le consentement d’une personne pour la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels comme condition préalable à l'octroi d'un produit ou d'un service seulement si lesdites collecte, utilisation ou communication sont nécessaires pour atteindre les buts déterminés.

3.4 L’ACDFL détermine le type de consentement requis selon le genre de renseignements recueillis, les fins auxquelles ils sont recueillis et la nature des renseignements.

3.5 Le consentement peut être exprès ou implicite, accordé verbalement, par voie électronique ou par écrit.

3.6 L’intéressé peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve d'un préavis suffisant pour que l'ACDFL puisse se conformer aux exigences juridiques et contractuelles pertinentes. L’ACDFL avisera l’intéressé des répercussions de ce retrait.

Principe 4 – La limitation de la collecte des renseignements personnels

L’ACDFL limite la collecte des renseignements personnels aux données nécessaires aux fins qu’elle a déterminées. L’information est toujours recueillie selon des moyens justes et légitimes.

4.1 L’ACDFL recueille principalement des renseignements personnels auprès de ses membres, clients et employés, mais peut aussi en obtenir d’autres personnes, moyennant leur consentement.

Principe 5 – La limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
des renseignements personnels

L’ACDFL n'utilise ni ne communique les renseignements personnels qu'aux fins auxquelles ils ont été recueillis, sauf si elle a obtenu le consentement de l'intéressé ou si la loi le requiert. L’ACDFL conserve les renseignements personnels que le temps de satisfaire aux fins déterminées ou de répondre aux exigences de la loi.

Principe 6 – L’exactitude des renseignements personnels

L’ACDFL déploie des efforts raisonnables en vue de tenir les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que nécessaire, selon les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

6.1 L’ACDFL déploie des efforts raisonnables en vue d’obtenir des intéressés de l’information lui permettant de mettre à jour, au besoin, les renseignements dont elle dispose pour atteindre les buts pour lesquels ils ont été recueillis. Si l’ACDFL est informée que les renseignements dont elle dispose au sujet d'une personne sont incorrects, elle les mettra à jour dans les plus brefs délais.

6.2 Les renseignements personnels ne seront pas mis à jour sans le consentement de l’intéressé.

Principe 7 – Mesures de protection

L’ACDFL protège les renseignements personnels en prenant des mesures appropriées à leur nature.

7.1 L’ACDFL dispose de mesures pour protéger les renseignements personnels contre la perte et le vol, et contre la consultation, la communication, la copie, l'utilisation, la modification et la suppression non autorisées, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

7.2 Les mesures de protection mises en place par l’ACDFL varient selon la nature des renseignements personnels recueillis.

7.3 L’ACDFL déploie des efforts raisonnables pour s’assurer que les tierces parties utilisent des mesures de protection comparables aux siennes pour assurer la protection des renseignements personnels qui leur ont été transmis pour des fins de traitement ou d’autres tâches administratives.

7.4 L’ACDFL veille à ce que tous ses employés comprennent l'importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels et à ce qu'ils obtiennent la formation nécessaire pour assurer la protection des renseignements. Les employés de l'ACDFL sont tenus de se conformer à la présente politique.

Principe 8 – La transparence relative aux politiques et aux pratiques

Les politiques et les pratiques précises de l'ACDFL relatives à la gestion des renseignements personnels peuvent être consultées sans restriction.

8.1 L’information portant sur ces politiques et pratiques est présentée de façon à être compréhensible et facile d’accès.

8.2 L’ACDFL fournit de l’information sur ses politiques et pratiques de diverses façons.

Principe 9 – L’accès aux renseignements personnels

Lorsqu’un intéressé en fait la demande par écrit, l’ACDFL lui indique, dans un délai raisonnable, quels renseignements personnels elle possède à son sujet, l'usage qui en est fait ou qui en a été fait, et les tierces parties auxquelles les renseignements ont été communiqués. De plus, l’intéressé aura accès à ses renseignements personnels. Dans quelques circonstances, selon que le permet ou l'exige la loi, certains renseignements peuvent ne pas être communiqués à l'intéressé.

9.1 Sous réserve des lois en vigueur, sur réception d’une demande écrite, l'ACDFL indique au demandeur si elle possède ou non des renseignements personnels à son sujet et déploie des efforts raisonnables pour lui indiquer la source des informations ainsi qu’un sommaire des usages qui en a été fait.

9.2 L’intéressé peut être appelé à fournir de l'information afin de permettre à l’ACDFL de vérifier la présence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels à son sujet. L’information alors fournie sert uniquement à cette fin.

9.3 L’ACDFL peut exiger des droits raisonnables pour couvrir les frais reliés à la recherche de l’information demandée. L’ACDFL avisera l'intéressé des coûts approximatifs de la transmission de l'information afin de lui permettre, s'il le souhaite, de retirer sa demande.

9.4 Sur réception d'une demande écrite, l’ACDFL fournit à l’intéressé la liste des tierces parties auxquelles les renseignements personnels ont été communiqués et, le cas échéant, à quelles fins.

9.5 Dans l’éventualité où une personne montre clairement que les renseignements personnels dont dispose l’ACDFL à son sujet sont incorrects ou incomplets, l’ACDFL modifiera les informations.

9.6 L’ACDFL peut refuser à une personne l’accès aux renseignements qui la concernent en vertu des lois en vigueur.

Principe 10 – La possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes

Un intéressé peut porter plainte au sujet du non-respect des principes précités à la personne chargée au sein de l'ACDFL de la protection des renseignements personnels.

10.1 L’ACDFL dispose de procédures relatives au dépôt, à l’enquête et au suivi des plaintes et des questions relatives à la présente politique et à sa gestion des renseignements personnels.

10.2 Toute question ou plainte au sujet du respect de l’ACDFL de la politique relative à l’usage des renseignements personnels doit être soumise par écrit, à l'attention du mandataire suivant :

Par la poste : Agent responsable de la protection des renseignements personnels
Association canadienne de la distribution de fruits et légumes
162, Promenade Cleopatra
Ottawa (Ontario)
K2G 5X2
Par courriel : privacy@cpma.ca
Par télécopieur : 1 (613) 226-2984

10.3 Toute personne qui croit que l'ACDFL ne se conforme pas aux exigences de la LPRPDE peut soumettre, par écrit, une plainte à la Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Place de Ville, Tour B, 3e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
Téléphone : 1 (613) 995-8210
Numéro sans frais : 1 800 282-1376
Télécopieur : 1 (613) 947-6850
Adresse électronique : info@privcom.gc.ca